Le temps du bureau traditionnel, sans agencement particulier, semble bel et bien révolu.  Aujourd’hui, les espaces de travail jouent un rôle crucial dans le bien-être et la productivité des utilisateurs et des salariés. De l’organisation au rangement, en passant par le mobilier et la décoration : rien ne doit être laissé au hasard. L’objectif ? Aménager un espace de travail fonctionnel répondant aux nouveaux besoins et aux nouveaux enjeux. Comment s’y prendre ? Quels sont les principes et astuces à connaître ? Quels sont les pièges à éviter ? Zoom sur l’organisation des espaces de travail fonctionnels !

Pourquoi l’organisation d’un espace de travail est-elle essentielle ?

L’aménagement d’un bureau (individuel ou open space) profite aussi bien aux utilisateurs/employés qu’à l’entreprise.  Les espaces de travail fonctionnels permettent en effet d’améliorer la qualité de vie au travail (QVT) mais également de renforcer l’image de marque :

  • Un environnement propice au bien-être. L’optimisation d’un espace professionnel permet à chacun de se sentir bien, ce qui impacte positivement la productivité, la performance ainsi que l’engagement.
  • Une valorisation de la culture d’entreprise. Les espaces de travail fonctionnels reflètent les valeurs de l’entreprise. En mettant en place des bureaux ergonomiques et pratiques, les entreprises renforcent leur culture d’entreprise et par conséquent leur image de marque. Cela contribue à accroître le sentiment d’appartenance, booster la motivation et améliorer la performance de chacun.

Les principes d’organisation pour des espaces de travail fonctionnels

Repenser l’organisation d’un espace de travail pour le rendre plus fonctionnel ne s’improvise pas. Il faut avant tout tenir compte des besoins de l’entreprise et de ses salariés, mais aussi des possibilités d’aménagement en fonction de l’espace. Voici les principes de base sur lesquels s’appuyer pour optimiser des espace de travail fonctionnels.

Prioriser les besoins essentiels

Un espace de travail optimisé est un espace qui s’accorde aux besoins. Il varie ainsi selon l’activité de l’entreprise, ses valeurs et son type de clientèle. Voici les points à lister avant d’aménager un espace de travail fonctionnel :

  • Le type d’espace de travail : open space, bureau individuel, espace de coworking…
  • La capacité de stockage du bureau.
  • Les attentes, les contraintes et la dynamique de travail des salariés.
  • Le mobilier souhaité.
  • La localisation de l’espace de travail, l’accessibilité, les services et fournitures sur place, etc.

Adopter une approche minimaliste

Le Minimalisme est au cœur des tendances. Appliqué au bureau, il permet de créer un cadre propice à la concentration, en réduisant le désordre et le superflu. Les distractions diminuent et la productivité augmente ! Pour profiter des avantages d’un minimalisme au bureau, voici quelques conseils :

  • Choisir des meubles épurés (fauteuils, bureau) au design minimaliste.
  • Utiliser des couleurs apaisantes, sobres et douces comme l’écru (mais pas le 100 % blanc !), le beige, le taupe, etc. Des petites touches de couleurs peuvent être ajoutées avec parcimonie (comme le bleu ou le vert, réputés pour être réconfortants).
  • Opter pour des rangements bureaux discrets (armoires de bureau, caissons…) afin d’aérer la décoration tout en profitant d’un espace organisé et fonctionnel.
  • Décorer simplement, sans surcharger la pièce : quelques plantes vertes et quelques tableaux sur le mur, par exemple, suffisent amplement.

Le maître-mot : la simplicité ! Découvrez prochainement comment le minimalisme peut transformer vos espaces de travail.

Planifier l’espace de manière ergonomique

Un espace de travail ergonomique réunit toutes les conditions nécessaires au bien-être et à la productivité. Il est donc fortement recommandé d’accorder à l’ergonomie une attention toute particulière lors de l’aménagement de vos espaces de travail fonctionnels. Cela concerne :

  • Le mobilier. Il est conseillé de privilégier un mobilier confortable et adapté à la morphologie de chacun, tel que : fauteuils à hauteur réglable avec rembourrage et accoudoirs, clavier et souris ergonomiques, extension d’écran, bureaux assis debout, etc.
  • L’éclairage. L’espace de travail doit être suffisamment éclairé – fenêtres, sources de lumière artificielles – pour offrir aux utilisateurs des conditions de travail optimales.
  • Le niveau sonore. Veillez à séparer les espaces de travail fonctionnels des espaces bruyants afin de préserver la concentration et la productivité de chacun.
  • La température. Au bureau, la température idéale doit se situer autour de 21 à 23 °C en hiver, et entre 23 et 26 °C en été. Chauffage et climatisation sont donc impératifs.

Les solutions pour optimiser un espace restreint

Créer un espace fonctionnel permet également de gagner de la place. Pour y parvenir, voici quelques astuces à suivre.

Utiliser des meubles multifonctionnels

Les meubles multifonctionnels sont parfaits lorsque l’on manque de place puisqu’ils sont modulables à souhait. Il peut s’agir par exemple d’une table extensible, servant à la fois de poste de travail et de table de réunion, table à plateaux rabattables, bureau avec armoire intégrée, armoire extractible idéale pour séparer les postes de travail et offrir du rangement, etc.

Solutions de rangement pratiques

Pour faire de la place dans un petit espace de travail, rien de mieux que les meubles de rangement et autres accessoires aussi pratiques que flexibles comme : les caissons à glisser sous le bureau, les armoires de bureau à porte battantes ou coulissantes, les armoires sur roulettes, les organisateurs de rangement à glisser dans les tiroirs ou à accrocher au mur, les armoires verrouillables pour les objets précieux ou documents confidentiels, etc.

Aménager des zones dédiées

Le zoning est idéal pour optimiser un espace professionnel, même restreint, et gagner en efficacité au travail. Cela consiste à diviser l’espace de travail en différentes zones, que l’on aménage en fonction des besoins. Il peut s’agir par exemple d’une zone dédiée au travail individuel, une zone dédiée au travail collaboratif ou encore une zone dédiée à la détente.

Les erreurs courantes à éviter pour vos espaces de travail fonctionnels

Lorsque l’on se lance dans l’aménagement d’un espace de travail fonctionnel, plusieurs erreurs sont à éviter :

  • Une mauvaise isolation acoustique.
  • Un mauvais éclairage.
  • Un mobilier de bureau inconfortable et peu pratique.
  • Un espace mal optimisé (manque de prises électriques, etc.).
  • Un espace de travail mal rangé et encombré.
  • Des couleurs sombres et non adaptées.

Exemple de plan d’organisation pour un espace fonctionnel

Pour vous donner un aperçu de ce à quoi peut ressembler un espace de travail fonctionnel, voici un plan d’organisation avec les éléments indispensables à mettre en place :

  • Créez plusieurs zones de travail (collaboration, concentration, détente…) et les délimiter (avec des cloisons mobiles par exemple).
  • Choisissez un mobilier multifonctionnel, modulable et flexible, adapté à l’espace de travail et ses zones.
  • Optez pour une décoration épurée, agrémentée de couleurs apaisantes.
  • Multipliez les solutions de rangement pour éviter le désordre.
  • Pensez ergonomie pour vos espaces de travail fonctionnels: poste de travail confortable, éclairage et températures optimales…
  • Prévoyez des aménagements pour les personnes à mobilité réduite.

 

Conclusion : l’espace de travail fonctionnel est un véritable levier de bien-être et de performance. Son aménagement doit ainsi être effectué rigoureusement, en respectant des principes fondamentaux. Faire appel à un professionnel de l’aménagement de bureaux, comme Space Planning, peut s’avérer particulièrement utile pour organiser vos bureaux comme vous le souhaitez, sans difficulté.